処理概要

１．データベースとバックアップ

当システムでは、販仕管理.mdbと販仕管理蓄積.mdbという二つのデータベースファイルを使用します。この二つのファイルは常に同じフォルダにおいて下さい。
販仕管理.mdbがメインデータベースです。
販仕管理蓄積.mdbは、削除したレコードや、参照する必要の少なくなったデータやテーブルをメインデータベースから削除したものを蓄積していきます。当システムでは、販仕管理蓄積.mdbを参照したり、販仕管理蓄積.mdbから削除データを復活することはできません。Accessなどを用いて、手作業で行って下さい。

データベース名は変更可能です。データベース名をmywork.mdbとしたら、蓄積データベース名はmywork蓄積.mdbとして下さい。ただし、データベース名を変更した場合のテストは行っておりませんので、デフォルトのまま使用することをお勧めします。

当システムでは、バックアップを以下の通り作成します。

日々のバックアップ
日次更新前にデータベースバックアップを実行しましょう。データベースを置いたコンピュータだけだなく、クライアントパソコンでも実行することをお勧めします。クライアントコンピュータで実行した場合、サーバー上のデータベースの複製をそのクライアントコンピュータの指定したフォルダに作成されます。（フォルダ指定は環境設定で行う）
サーバーが故障しても、データベースの複製を保存したクライアントがサーバーとなれば、複製を作成した時点から作業が開始されます。

このバックアップでは、日々上書きされていまいます。ある時々のデータベースを別の名前で保存する場合が月次バックアップと随時バックアップです。

月次更新時のバックアップ
月次更新を実行するにあたり、販仕管理.mdbの複製である月次******.mdbと販仕管理蓄積.mdbの複製である蓄積******.mdbが作成されます。
******には年と月が入ります。２００２年６月末の月次更新時には月次200206.mdbと蓄積200206.mdbとなります。
年次更新の際は、月次の変わりに年次が入ります。

随時バックアップ
月次更新以外の時のデータベースを別名で保存したい場合実行します。
販仕管理.mdbの複製である随時******.mdbと販仕管理蓄積.mdbの複製である随時蓄積******.mdbが作成されます。月次更新時同様******には年と月が入ります。

さらに別の名前で保存したい場合は随時バックアップをリネームして保存してください。その際も蓄積データベースも合わせて保存して下さい。

２．日々の処理（伝票発行）

売上、入金、仕入、支払等の取引が発生したら、それぞれの伝票を入力します。

日報を印刷して、入力ミスがあれば訂正入力します。

日次更新を実行し、入力データを確定します。確定したデータは変更入力できなくなりまので、別に訂正伝票を起票して処理します。

３．締日処理

２０日、月末といった日には請求書を発行します。２０締め請求書を発行する際は、２０日の日次更新後実行します。
請求書を一括発行すると、細部で調整する必要のある請求書を個別に編集発行できるようになります。各伝票ごとに請求する、しないを指定できます。

請求書を郵送したら、請求一覧表を印刷し、請求更新を実行します。

請求更新後の再発行はできません。

４.月次（年次処理）

各種一覧表・実績表を印刷します。

必須項目は必ず実行します。月次更新（期末の時は、年次更新とボタン名が変わる）ボタンを押して、更新します。

５．その他随時処理

新たな取引先や新商品が発生したり変更があればマスタ登録や変更入力します。

日々のバックアップも毎日の作業です。

支払予定を開き、資金を調達しておきます。

その他いろいろありますが、詳細は各画面を開いてしらべてください。

６．主な内部処理

Accessなどでクエリーを作成する方のために、主な処理の内部の様子を記述してあります。